B2B-webshop opzetten voor winkels en horeca: zo laat je professionele klanten online bestellen

Een B2B-webshop is geen gewone webshop waar toevallig ook restaurants of winkels bestellen. Professionele afnemers werken met andere afspraken: ze kopen per doos of krat, hebben soms een eigen prijslijst, bestellen vóór een vast tijdstip voor een bepaalde leverronde en betalen vaak op factuur in plaats van meteen aan de kassa.

Voor een producent is de belangrijkste vraag daarom niet welke webshop er het mooist uitziet. De webshop moet vooral aansluiten op hoe je vandaag verkoopt en levert. Als een restaurant op dinsdag voor 10 uur moet bestellen om donderdag geleverd te krijgen, moet het systeem dat ondersteunen. Als een winkel alleen per doos van twaalf flessen kan bestellen, mag de webshop geen bestelling van zeven flessen laten doorgaan.

Sinds 1 januari 2026 komt daar in België nog iets bij: voor de meeste transacties tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen is een gestructureerde elektronische factuur verplicht. Een pdf per e-mail volstaat niet meer. Ook de koppeling tussen webshop, facturatie en Peppol hoort daarom vanaf het begin in het ontwerp thuis.

Wat is een B2B-webshop?

Een B2B-webshop is een online bestelomgeving waarin professionele klanten volgens hun commerciële afspraken producten kunnen bestellen. De webshop neemt zo een deel van het werk over dat anders via e-mail, telefoon, WhatsApp of losse bestellijsten gebeurt.

Een klant logt bijvoorbeeld in als restaurant, ziet het assortiment dat voor horeca beschikbaar is, bestelt groenten per kist en krijgt meteen te zien wanneer de volgende levering plaatsvindt. Een buurtsuper kan in dezelfde webshop andere hoeveelheden of prijzen krijgen.

Dat verschilt van een klassieke consumentenwebshop, waar meestal één catalogus, één prijs en onmiddellijke betaling centraal staan.

Bij moderne B2B-platformen zijn functies zoals bedrijvenaccounts, minimumhoeveelheden, staffelprijzen, betaaltermijnen, PO-nummers en eenvoudig opnieuw bestellen daarom specifiek ingebouwd.

Welke functies heeft een producent echt nodig?

Begin met je verkoopafspraken en vertaal die naar functies. Koop niet eerst software om daarna te bedenken hoe je klanten ermee moeten werken.

Voor een producent die aan horeca en winkels levert, zijn vooral deze mogelijkheden relevant:

Niet ieder bedrijf heeft al die functies nodig. Tien vaste horecaklanten met dezelfde prijzen en één wekelijkse rit vragen een veel eenvoudiger systeem dan honderd winkels met individuele prijsafspraken.

Hoe werk je met klantspecifieke prijzen?

Een B2B-webshop hoeft niet noodzakelijk voor iedere klant een aparte prijs te hebben. Vaak volstaan enkele prijsgroepen.

Je kunt bijvoorbeeld één catalogus voor horeca, één voor detailhandel en één voor grotere afnemers gebruiken. Binnen iedere groep gelden dezelfde verpakkingseenheden en prijzen. Dat is veel eenvoudiger te beheren dan voor iedere klant afzonderlijk een prijsbestand onderhouden.

Pas wanneer prijsafspraken echt klant per klant verschillen, heb je software nodig die individuele prijslijsten aankan.

Odoo kan bijvoorbeeld verschillende prijslijsten rechtstreeks aan klanten koppelen en prijzen laten variëren volgens onder meer klanttype, volume en andere ingestelde regels. Het platform kan daarnaast een B2B-shop zo instellen dat bezoekers wel producten zien, maar prijzen pas zichtbaar worden na login en toewijzing van een prijslijst.

Ook Shopify ondersteunt inmiddels B2B op Basic, Grow, Advanced en Plus. Basic, Grow en Advanced ondersteunen maximaal drie actieve B2B-marktcatalogi. Een catalogus rechtstreeks aan één specifieke onderneming of vestiging koppelen blijft een Plus-functie.

Hoe stel je minimumafnames goed in?

Gebruik minimumafnames om je werkelijke verkoop- en verpakkingslogica zichtbaar te maken. Een klant mag online geen bestelling kunnen plaatsen die je achteraf telefonisch moet corrigeren.

Verkoop je appelsap per karton van zes flessen, stel dan zes als bestelstap in. Wordt kaas uitsluitend per volledige krat geleverd, toon die krat als besteleenheid. Geldt een minimale totale bestelling voor een bepaalde leverronde, communiceer die vóór de checkout.

Dat is vooral belangrijk bij verse producten. Een producent die iedere kleine B2B-bestelling individueel accepteert, kan digitaal heel veel orders verzamelen die logistiek niet bij elkaar passen.

Shopify ondersteunt bijvoorbeeld minimum-, maximum- en bestelstappen en volumeprijzen binnen zijn B2B-functionaliteit. WooCommerce kan zulke regels via uitbreidingen toevoegen.

Hoe combineer je een webshop met vaste leverrondes?

Laat je webshop de logistieke planning volgen, niet omgekeerd.

Stel dat je iedere donderdag restaurants in Gent belevert. Dan kan de bestelling bijvoorbeeld dinsdag om 10 uur sluiten. Alles wat daarna binnenkomt, verhuist automatisch naar de volgende leverronde.

Voor een tweede regio kun je een ander ritme gebruiken:

Zo weet de afnemer onmiddellijk wat haalbaar is en kan de producent alle bestellingen voor dezelfde rit samen voorbereiden.

Dit is voor B2B vaak belangrijker dan de mogelijkheid om een bestelling “morgen te verzenden”. Horeca en retail werken goed met voorspelbaarheid: een klant moet weten wanneer hij bestelt en wanneer hij zijn producten krijgt.

Betalen B2B-klanten meteen in de webshop?

Dat hoeft niet. Een B2B-webshop kan een bestelling bevestigen zonder dat onmiddellijk een online betaling plaatsvindt.

Professionele klanten werken vaak met afgesproken betaaltermijnen. Moderne B2B-systemen kunnen daarom bijvoorbeeld netto betaalvoorwaarden aan een bedrijf koppelen. Shopify ondersteunt dergelijke netto betaaltermijnen binnen zijn B2B-functionaliteit; Odoo kan betalingsvoorwaarden koppelen aan verkooporders en facturen.

Vanaf 1 januari 2026 moet je voor de meeste Belgische B2B-transacties wel rekening houden met de verplichte gestructureerde e-factuur. Een factuur als gewone pdf-mail is daarvoor niet voldoende. In de praktijk verloopt de uitwisseling doorgaans via Peppol.

Een webshop hoeft Peppol niet noodzakelijk zelf te regelen. Hij kan de bestelling doorgeven aan je boekhoud- of facturatiesoftware, die vervolgens de correcte gestructureerde factuur verstuurt.

Controleer die koppeling vóór je voor een platform kiest. Odoo ondersteunt bijvoorbeeld Belgische elektronische facturatie via Peppol. Bij andere webshopplatformen kan een koppeling met afzonderlijke boekhoudsoftware nodig zijn.

Welke software kun je gebruiken voor een B2B-webshop?

Er bestaat geen platform dat voor iedere producent de beste keuze is. De juiste oplossing hangt vooral af van je bestaande website, aantal klanten, prijsstructuur en de vraag of voorraad, verkoop en facturatie in hetzelfde systeem moeten zitten.

Shopify Basic kost in België momenteel €24 per maand bij jaarlijkse betaling. Het abonnement biedt sinds 2026 ook een groot deel van de B2B-functionaliteit, waaronder bedrijven, netto betaaltermijnen, hoeveelheidsregels en maximaal drie B2B-catalogi. Shopify Plus begint momenteel vanaf €2.100 per maand en biedt onder meer onbeperkte catalogi en directe catalogustoewijzing per bedrijf. Voor veel kleinere producenten zal zo'n Plus-oplossing daarom alleen relevant zijn wanneer de B2B-complexiteit dat werkelijk vereist. Prijzen gecontroleerd in augustus 2026.

WooCommerce zelf is open source en rekent geen platformabonnement aan. Voor B2B-functionaliteit zijn vaak uitbreidingen nodig. In de officiële WooCommerce Marketplace kost de uitbreiding B2B Pricing momenteel €87 per jaar en een afzonderlijke uitbreiding voor minimum- en maximumhoeveelheden €43 per jaar. Hosting, onderhoud en eventuele technische hulp komen daar nog bij. De genoemde B2B Pricing-uitbreiding ondersteunt onder meer klantrollen, staffelprijzen en goedkeuring van zakelijke klanten, maar geen kredietvoorwaarden; daarvoor is dus een aanvullende workflow nodig.

Odoo bundelt e-commerce met onder meer verkoop, voorraad, CRM en boekhouding. Het ondersteunt verschillende prijslijsten en Belgische Peppol-facturatie. De uiteindelijke kost hangt sterker af van het aantal interne gebruikers en de implementatie, waardoor een eenvoudige abonnementsprijs weinig zegt over het volledige project.

Wat kost een B2B-webshop werkelijk?

Reken niet alleen het webshopabonnement. De volledige kost bestaat uit software, inrichting en het koppelen van je bestaande werkprocessen.

Bij een eenvoudige situatie kan een producent met een bestaand assortiment en enkele klantgroepen relatief beperkt starten. Zodra klantprijzen, voorraad, boekhouding, Peppol, leverroutes of verschillende verpakkingsvormen moeten worden gekoppeld, wordt de inrichting belangrijker.

Maak daarom vóór je offertes vraagt eerst deze rekensom:

jaarkost = platform + noodzakelijke uitbreidingen + facturatie/Peppol + inrichting + koppelingen + technisch onderhoud

Voeg daar vooral je eigen tijd aan toe. Productfoto's, artikelnummers, verpakkingshoeveelheden, prijzen, btw-informatie, leverzones en klantaccounts moeten ook worden ingevoerd en bijgehouden.

De goedkoopste software is dus niet automatisch de eenvoudigste oplossing. Een webshop die iedere bestelling opnieuw manueel in je voorraad- en facturatiesysteem moet worden overgetypt, digitaliseert vooral de voorkant.

Hoe krijg je bestaande afnemers zover dat ze online bestellen?

Start met bestaande klanten in plaats van te wachten tot zij zelf de webshop ontdekken.

De makkelijkste overgang is om hun bestaande afspraken vooraf in het systeem te zetten. Een restaurant moet bij zijn eerste login dus niet ontdekken dat zijn gebruikelijke doosgrootte verdwenen is of dat zijn afgesproken betaaltermijn plots niet meer bestaat.

Een praktische introductie kan in vijf stappen: maak eerst accounts aan voor enkele vaste afnemers, controleer samen hun assortiment en prijzen, plaats de eerste bestelling eventueel samen, laat hen daarna zelfstandig opnieuw bestellen en verzamel na enkele weken de problemen die nog via telefoon of mail binnenkomen.

Schakel e-mailbestellingen ook niet van de ene dag op de andere uit. Een klant die tijdens een drukke service vastloopt in je bestelomgeving moet nog geholpen kunnen worden. De bedoeling is dat online bestellen uiteindelijk gemakkelijker wordt dan een lijst doorsturen, niet dat de webshop een nieuwe drempel creëert.

Kan een B2B-webshop helpen om aan winkels of supermarkten te verkopen?

Een webshop maakt bestellen eenvoudiger, maar vindt niet automatisch nieuwe afnemers. Eerst moet een winkel, horecazaak of andere professionele klant je product willen opnemen. Daarna wordt de B2B-shop het vaste bestelkanaal.

Dat onderscheid is belangrijk. Voor bestaande klanten lost een webshop vooral operationele frictie op. Voor nieuwe afzet heb je nog altijd prospectie, kennismaking en duidelijke productinformatie nodig.

Daar sluit Lekker van bij ons Connect op een andere plaats in het proces aan. Connect is een gratis B2B-netwerk- en matchmakingplatform voor de Vlaamse agrovoedingsketen. Producenten kunnen er bedrijven uit onder meer retail, horeca en groothandel ontdekken, mogelijke matches krijgen en rechtstreeks contact leggen.

Connect is zelf geen transactiemarktplaats: de logica eindigt bij discovery, match en contact, waarna bedrijven hun commerciële afspraken buiten het platform maken. Een eigen B2B-webshop kan precies daarna nuttig worden als bestelomgeving voor de relatie die tussen producent en afnemer is ontstaan.

Welke juridische afspraken horen in een B2B-webshop?

Ook tussen ondernemingen moeten de verkoopvoorwaarden duidelijk zijn. Leg bijvoorbeeld vast wanneer een bestelling definitief is, welke levertermijnen gelden, hoe prijzen worden toegepast en wat er gebeurt bij laattijdige betaling of problemen met een levering.

UNIZO wijst erop dat algemene voorwaarden ook bij B2B vóór het sluiten van de overeenkomst daadwerkelijk ter kennis moeten worden gebracht en aanvaard. Alleen ergens onderaan de website een link naar de voorwaarden plaatsen, biedt daarvoor geen sterke basis.

Een belangrijk verschil met consumentenverkoop is dat er bij B2B geen algemeen wettelijk herroepingsrecht bestaat zoals bij online consumentenaankopen. Commerciële retour- of annuleringsafspraken kun je uiteraard wel zelf vastleggen.

Bouw eerst het bestelproces, daarna de webshop

Een goede B2B-webshop begint uiteindelijk op papier.

Neem één bestaande klant en schrijf uit wat er vandaag gebeurt: welke producten mag die bestellen, tegen welke prijs, in welke verpakking, tot wanneer, op welke leverdag en hoe wordt er gefactureerd?

Doe hetzelfde voor een tweede en derde type klant. Dan wordt snel zichtbaar welke regels hetzelfde zijn en waar uitzonderingen zitten.

Pas daarna kies je software.

De beste B2B-webshop is niet degene met de meeste functies. Het is degene waarin een winkel of restaurant in enkele minuten correct dezelfde bestelling kan plaatsen die je anders via drie mails en een telefoontje zou moeten samenstellen.