Witte kassa en kassasystemen voor horeca: wanneer is een GKS verplicht en wat kost het?
Een witte kassa is niet voor elke horecazaak automatisch verplicht. De doorslaggevende grens is vandaag meer dan 25.000 euro jaaromzet, exclusief btw, uit restaurant- en cateringdiensten, waarbij dranken niet meetellen. Ook takeaway, gewone verkoop van voeding en andere activiteiten tellen niet mee voor die drempel. Wie erboven komt, moet met een geregistreerd kassasysteem of GKS werken.
Sinds 1 juli 2026 is bovendien GKS 2.0 de norm voor nieuwe zaken die onder de verplichting vallen. Een nieuwe kassa koop je daarom best alleen wanneer zowel het kassasysteem als de fiscale datamodule officieel voor GKS 2.0 gecertificeerd zijn.
Wanneer is de witte kassa verplicht?
Een GKS is verplicht zodra je jaaromzet uit restaurant- en cateringdiensten, exclusief btw en zonder dranken, hoger is dan 25.000 euro. Het gaat dus niet om je totale omzet.
Voor de berekening tellen onder meer maaltijden mee die ter plaatse worden geconsumeerd en cateringdiensten waarbij je meer doet dan alleen voeding afleveren. De FOD Financiën sluit deze omzet expliciet uit van de berekening:
dranken bij een maaltijd;
afzonderlijk verkochte dranken;
meeneemmaaltijden;
gewone verkoop van voedingsmiddelen;
andere horeca- of bedrijfsactiviteiten die geen restaurant- of cateringdienst zijn.
Een restaurant met bijvoorbeeld 22.000 euro omzet uit maaltijden ter plaatse, 15.000 euro uit dranken en 40.000 euro uit takeaway blijft voor de GKS-drempel dus op 22.000 euro. De 55.000 euro uit dranken en takeaway wordt voor deze specifieke berekening niet toegevoegd.
Overschrijd je de drempel tijdens het kalenderjaar, dan moet je je registreren en binnen de wettelijke termijn een GKS in gebruik nemen. Starters moeten vooraf inschatten of ze de grens waarschijnlijk zullen overschrijden.
Moet je onder 25.000 euro dan helemaal geen controledocument geven?
Nee. Onder de GKS-drempel kunnen nog altijd andere btw-verplichtingen gelden. Een zaak die restaurant- of cateringdiensten verricht maar onder de grens blijft, moet voor de ter plaatse verstrekte maaltijden en bijhorende dranken in principe een rekening of btw-ontvangstbewijs uitreiken.
Een volledig takeawayconcept zonder bijkomende diensten voor onmiddellijk verbruik bevindt zich in een andere situatie. De FOD geeft onder meer het voorbeeld van een slager die bereide maaltijden uitsluitend verkoopt of aflevert zonder bediening: dat is geen restaurant- of cateringdienst voor deze GKS-regeling.
Het verschil tussen levering van voeding en restaurantdienst is dus belangrijker dan het woord “horeca” op je website of in je ondernemingsomschrijving.
Welke verkopen moeten in de witte kassa zodra je de drempel overschrijdt?
Na overschrijding wordt het toepassingsgebied ruimer dan de omzet waarmee je de drempel hebt berekend. In een betrokken inrichting moeten in principe alle verkopen van spijzen en dranken die verband houden met de horeca-activiteit via het GKS worden geregistreerd, ook takeaway en afzonderlijk verkochte dranken.
De officiële GKS-richtlijnen geven het voorbeeld van een bakker met een verbruikssalon. Alleen de restaurantomzet van het salon bepaalt of de grens wordt overschreden. Zodra dat gebeurt, moeten zowel de verkopen in het salon als de verkopen van voeding en drank in de bakkerij via het GKS lopen.
Handelingen buiten de voedingssfeer vallen daar niet automatisch onder. De FOD geeft bijvoorbeeld aan dat een zaak met restaurant én wellness geen GKS-ticket hoeft te maken voor de wellnessactiviteit.
Geldt de witte kassa ook voor een hoevewinkel?
Een gewone hoevewinkel die alleen producten verkoopt om mee te nemen, moet niet louter om die retailverkoop een GKS installeren. De verkoop van voeding in het algemeen telt niet mee voor de grens van 25.000 euro.
De situatie verandert wanneer je daarnaast restaurantdiensten aanbiedt. Denk aan een hoevewinkel met een verbruiksruimte waar klanten ontbijt, lunch of bereide gerechten ter plaatse eten. Dan moet je de omzet uit dat restaurantgedeelte afzonderlijk opvolgen.
De officiële bakker-met-verbruikssaloncase is daarvoor een nuttige vergelijking: overschrijdt het restaurantgedeelte de GKS-drempel, dan kunnen ook de verkopen van voeding en drank in het winkelgedeelte in het kassasysteem moeten worden opgenomen.
Voor een gemengd landbouwbedrijf met bijvoorbeeld hoevewinkel, ijssalon, degustatieruimte en evenementen is het daarom verstandig de concrete organisatie vooraf met de boekhouder of FOD Financiën te toetsen. De grens trek je niet simpelweg tussen “landbouw” en “horeca”, maar tussen de verschillende soorten handelingen.
Wat verandert er met GKS 2.0?
GKS 2.0 digitaliseert de verbinding tussen de kassa en de fiscus. De nieuwe fiscale datamodule stuurt gegevens bijna in realtime door naar de FOD Financiën en het systeem ondersteunt onder meer digitale btw-kastickets.
Een conform systeem bestaat uit gecertificeerde kassasoftware en een gecertificeerde fiscale datamodule of FDM. Op de officiële lijst van 29 juni 2026 staan onder meer Lightspeed K-Series en Restaurant L-Series, Odoo 19, Project Touch V2 van Horecakassa.be, Shopcaisse, HorecaTouch, Flowmate en Restomax als gecertificeerde GKS 2.0-systemen.
Nieuwe horecazaken die vanaf 1 juli 2026 een GKS nodig hebben, moeten onmiddellijk voor versie 2.0 kiezen. Voor bestaande gebruikers geldt een overgang:
Bij meerdere geregistreerde kassa's kijkt de FOD naar de meest recente aankoopdatum.
Wat moet een goed horecakassasysteem nog kunnen?
GKS-certificatie is de wettelijke ondergrens, niet automatisch het bewijs dat een systeem goed bij je zaak past.
Voor een restaurant zijn tafelbeheer, gesplitste rekeningen, gangen en mobiele bestelling bijvoorbeeld belangrijk. Een frituur of lunchbar heeft meer aan snelle toonbankverkoop, takeaway en een koppeling met online bestellingen. Een horecazaak met veel verse voorraad kan dan weer baat hebben bij voorraad- en receptbeheer.
Kijk bij een demo minstens naar deze processen:
Vraag ook wie ondersteuning biedt op vrijdagavond. Een uitgebreide backoffice is weinig waard wanneer een geblokkeerde kassa tijdens de service pas maandag wordt bekeken.
Welke GKS 2.0-kassasystemen kun je vergelijken?
Onderstaande vergelijking gebruikt alleen systemen die in augustus 2026 op de officiële GKS 2.0-lijst staan. De prijzen zijn publieke leverancierstarieven en daardoor niet volledig één-op-één vergelijkbaar: hardware, FDM, installatie, betaalterminal en bijkomende modules zijn niet bij iedere aanbieder op dezelfde manier inbegrepen.
Lightspeed publiceert momenteel €89, €159 en €249 per maand voor zijn drie restaurantformules; een extra licentie kost €49 per maand. Shopcaisse publiceert respectievelijk €29, €49 en €69 per maand voor zijn betalende pakketten en is officieel GKS 2.0-gecertificeerd. Restomax publiceert onder meer een RESTO-hoofdkassa aan €89 per maand, een FDM 2.0-pack aan €9,90 en een verplichte betaalterminal aan €9,90; het uitgebreidere Table Menu kost €149 per vestiging per maand.
Horecakassa.be kiest voor een ander prijsmodel. In zijn eigen vijfjaarsvoorbeeld rekent de leverancier met €3.000 eenmalige investering en €600 servicevergoeding verspreid over vijf jaar. Dat is een leveranciersvoorbeeld en geen universele offerte, maar het maakt het verschil tussen aankoop en abonnement zichtbaar.
Odoo 19 staat eveneens op de officiële GKS 2.0-lijst. De publieke Standard-prijs start momenteel op US$24,90 per interne gebruiker per maand tijdens het eerste jaar bij jaarlijkse facturatie en omvat naast POS ook onder meer boekhouding en voorraad.
Wat kost een kassasysteem per jaar?
Vergelijk de totale gebruikskost, niet alleen het maandabonnement.
Op basis van de huidige publieke softwareprijzen kost Lightspeed Basic bijvoorbeeld €1.068 per jaar vóór hardware, betaalverwerking en extra modules. Shopcaisse Flex 800 komt op €588 per jaar en Pro op €828, opnieuw vóór de bijkomende GKS- en hardwarecomponenten. Het Restomax Table Menu komt op €1.788 per jaar. Een modulaire configuratie met één RESTO-hoofdkassa, het gepubliceerde FDM 2.0-pack en de betaalterminal komt op ongeveer €1.305,60 per jaar, vóór eenmalige installatie en andere opties.
Maak bij iedere offerte daarom dezelfde vergelijking:
eerste jaar = software + kassa/tablet + FDM + printers + betaalterminal + installatie + opleiding + koppelingen
volgende jaren = licenties + support/updates + FDM-diensten + integraties + betaalverwerking
Betaaltransactiekosten zijn daarbij geen kassalicentie. Een systeem van €50 per maand met een ongunstig betaalcontract kan over een volledig jaar duurder uitvallen dan software met een hoger abonnement.
Hoe belangrijk zijn voorraad en boekhoudkoppelingen?
Kies alleen extra functies die manueel werk werkelijk vervangen.
Voorraadbeheer kan bijvoorbeeld twee dingen betekenen. Een eenvoudige kassa telt hoeveel flessen wijn je verkoopt. Een uitgebreider horecasysteem kan via recepten ook ingrediënten verbruiken wanneer een gerecht wordt aangeslagen. Vraag tijdens een demo dus wat “voorraadbeheer” concreet betekent.
Voor boekhouding geldt hetzelfde. Een exportbestand is iets anders dan een automatische koppeling.
Lightspeed voorziet boekhoudfunctionaliteit en integraties als onderdeel van zijn uitbreidbare restaurantomgeving. Restomax ondersteunt koppelingen met partnerapplicaties. Odoo heeft boekhouding en voorraad als onderdelen van hetzelfde softwarepakket.
Een GKS-ticket vervangt bovendien niet automatisch een factuur wanneer je wettelijk een factuur moet uitreiken, bijvoorbeeld bij bepaalde B2B-transacties. De officiële GKS-richtlijnen benadrukken dat ticket en factuur verschillende verplichtingen kunnen vervullen.
Welke kassa past bij jouw zaak?
Laat de keuze afhangen van je dagelijkse werking, niet van de langste functielijst.
Een klein café met één toog heeft weinig aan drie keukenschermen en uitgebreid receptbeheer. Een restaurant met terras, vijftien medewerkers en meerdere bestelkanalen heeft mogelijk juist veel voordeel bij mobiele bestelling, tafelbeheer en geïntegreerde keukencommunicatie.
Test daarom een normale service in de demo. Open een tafel. Voeg een supplement toe. Splits een rekening. Verplaats gasten. Geef iets retour. Laat twee mensen tegelijk bestellen. Kijk vervolgens hoe die handelingen in rapportering en voorraad terechtkomen.
En controleer vóór ondertekening het exacte product en versienummer op de officiële GKS 2.0-lijst. Alleen stellen dat software “blackboxklaar” of “geschikt voor horeca” is, is onvoldoende voor een zaak die wettelijk een geregistreerd kassasysteem nodig heeft.
Waar past Connect bij dit onderwerp?
Lekker van bij ons Connect is geen kassaleverancier en speelt geen rol in de fiscale registratie. Het is een gratis netwerkplatform waar Vlaamse voedingsprofessionals mogelijke partners kunnen vinden; horeca is een afzonderlijke sector binnen de community.
Voor een horecazaak ligt de meerwaarde dus elders: producenten, leveranciers of andere voedingsprofessionals ontdekken en rechtstreeks contact leggen. De kassa registreert wat uiteindelijk wordt verkocht; Connect kan helpen om de lokale producten en professionele samenwerkingen achter die verkoop te vinden.
Controleer eerst of je een GKS nodig hebt, vergelijk daarna pas systemen
De volgorde maakt bij deze investering veel verschil.
Bereken eerst je omzet uit restaurant- en cateringdiensten correct. Laat dranken, takeaway en gewone winkelverkoop buiten die specifieke drempelberekening. Bepaal daarna of je onder de GKS-verplichting valt en welke overgangstermijn eventueel voor je bestaande kassa geldt.
Heb je een nieuw GKS nodig, vergelijk dan alleen officieel gecertificeerde GKS 2.0-oplossingen en laat iedere leverancier dezelfde totaalofferte maken: hardware, FDM, software, installatie, betaalterminal, support en noodzakelijke koppelingen inbegrepen.
De beste horecakassa is uiteindelijk niet degene met de meeste knoppen. Het is degene die tijdens een drukke service snel werkt, je administratie vereenvoudigt en tegelijk correct doet wat de Belgische GKS-regels van je zaak vragen.